コンシューマー向けのWebサイトの運用は、記事制作やコンテンツ更新、閲覧データ等の管理など、細々とした業務が多数あり、「社員への負担が大きく、生産性向上が課題」という企業も多いでしょう。この課題に直面されていたアットホーム株式会社様は、サイト運用の実業務をベルシステム24へ委託。業務効率化による生産性向上とコストの効率化を実現されました。

不動産情報メディア・不動産業務ソリューションなどの事業を通じて、不動産にかかわる全ての皆様のお役に立つサービスを提供されているアットホーム株式会社（以下、アットホーム）。同社が提供する『不動産情報サイト アットホーム』には、賃貸・購入物件はもちろん、気になる相場情報、不動産会社検索など不動産・住宅の情報が幅広く掲載されており、全国の皆様の快適な住まい探しをサポートしています。

この『不動産情報サイト アットホーム』の企画・開発を行っているのが、同社のCメディア開発部です。
「以前は、企画と開発の各担当者が主務を抱えながらサイトの運用を行っていました。しかし、その体制だと、運用が非効率であること、全体が見えず業務効率化のための対策がとれないこと、業務が属人化して改善が進まないことなどの課題がありました」と部長の栗本氏。
そこで同社は、これらの課題を解決すべく、2021年12月にコンシューマー向けサイトの運用専門部署を設置。それまで企画・開発が抱えていた運用業務と、今後発生する運用業務を新設部署へ集約させることにしたのです。

とはいえ、不動産情報サイトは、タイムリーな情報更新が欠かせないため、多くの工数が必要で、それを社員で対応していたそうです。
「そこで、新設した運用専門部署では、主に業務設計とコントロールを行い、実業務はアウトソーシングすることにして、ベルシステム24さんに相談したのです」と栗本氏。検討したアウトソーシング先はベルシステム24一択だったと語ります。

「ベルシステム24さんには、以前から他部署が不動産情報の入稿業務などを委託しており、トラブルなく安定的に業務が遂行され、その実力を認識していました。その実績から、迷いなくベルシステム24さんに一括でお任せしたいと考えたのです」（栗本氏）

サイトの運用業務委託を相談されたベルシステム24では、スピーディーに効率よく業務を遂行するためのスキームを提案。
「当社が実施したいことに対して『こういう体制と方法を実施しましょう』『そのためにこういう人材を採用します』と具体的な策を100点で提案してくださいました。その結果、ベルシステム24さんへのアウトソーシングが決定したのです」と栗本氏。ただし、１点だけ懸念事項があったと言います。

「コンシューマー向けサイトで発生する運用業務は多種多様なため、ベルシステム24さんがどの範囲まで業務を引き受けてくださるかということが、唯一の懸念点でした」
そこで、ベルシステム24では、これまでの経験や知見をもとに、対応可能な範囲を明確に定義してご提示。その際に重視したことは、"アットホームの社員が手間と時間を費やすような工数のかかる業務をベルシステム24が請け負い、社員の皆様は本来行うべき業務に集中できるようにすること"でした。具体的には、①ディスプレイ広告のバナー設定、②CMSを利用した不動産関連記事の作成、③利用者様アンケートの集計、④SNSのキーワードチェック、⑤イベント情報の投稿、⑥利用者様からのお問合せ対応、⑦業務に付随するレポート作成、などです。

「ベルシステム24さんから業務スコープを明確に定義・提示いただいたことで、両社の分担がクリアになり、スムーズに運用体制を構築し導入できました」（栗本氏）

さらにベルシステム24が工夫していることは、実施期日が決まっている業務と期日が決まっていない業務を効率よく組み合わせて計画を立て、時間とマンパワーを有効活用することです。

「期日が決まっている業務のタスクを組み、空いた時間で期日が決まっていない業務を組み込み、人手が空かないように調整してくださっていることで、業務を効率化でき生産性が上がっています。“効率よく業務を回す”という体制構築がベルシステム24さんの大きな特長であり、強みですね」（栗本氏）

加えて栗本氏は「コミュニケーターのスキルの成長度合いなどを、毎月報告していただいていることも非常に助かっています」と語ります。

毎月実施している業務報告会には、アットホーム側から部長レイヤーとして栗本氏も出席。ベルシステムから作業内容・工数などの月次比較や課題・ご提案などをまとめた報告書を提示し、両社が協力して課題と対策を考える場を設けています。

また、両社の情報共有の場は月次だけでなく、毎朝実施。業務開始前の約10分間、日々のタスクや課題を確認し合い、スピード感をもって連携・対応していくようにしています。

「ベルシステム24さんとは長いお付き合いを考えているので、月次報告や日々の情報共有をもとに、新たな業務を委託できないかなどの見通しを立てています」（栗本氏）

不動産情報サイトの運用業務委託から約１年が経過した現在、業務の効率化、コストパフォーマンスの向上、生産性向上などの成果が生まれていると栗本氏は語ります。

「それまで運用業務も抱えていた当社の企画や開発の担当者が、それぞれの本来業務に集中することができ、『不動産情報サイト アットホーム』を運営する部門としての全体最適と効率化が実現できたと考えています」

また、この成果により「意識改革も進んだ」と栗本氏は続けます。
「"運用業務は企画や開発の担当者が片手間で行うもの"という考えが組織の一部にありましたが、"運用は片手間で行うのではなくアウトソーシングでコントロールしていく"という考えに切り替わっていきました」

加えて、社員の皆様が企画・開発に専念し、専門部隊が運用業務を行うことで、サイトのコンテンツ量と質もアップしたと言います。
「ベルシステム24さんは、単に業務を請け負うのではなく、"どうすればWin-Winの関係を築くことができるか"を意識して取り組んでくださっています。責任を持った支援体制を構築している点が秀でていると感じますね」（栗本氏）

その上で、栗本氏は次なる展開への期待を語ります。
「コンシューマー向けサイトの運営は、絶え間なく運用業務が発生します。それらを継続的に効率化・改善していくスキームを一緒に構築できればと思っています。また、コンシューマー向けサービスは技術進歩も早く、当社ではAIやメタバースなどを活用する研究に取り組んでいます。これがサービスに活用されると、それに伴う運用も広がっていくと考えられます。こうした新しい挑戦に一緒に取り組んでいただければと思います」（栗本氏）